Платёжный календарь: как вести и не допускать кассовых разрывов

Платёжный календарь — это таблица ожидаемых поступлений и платежей по датам на несколько недель вперёд. Он показывает, какой остаток денег будет на счёте в каждый конкретный день, и заранее предупреждает о кассовом разрыве.

Зачем он нужен, если есть бюджет

Бюджет отвечает на вопрос «сколько заработаем и потратим за месяц». Платёжный календарь — на вопрос «хватит ли денег 15-го числа, когда нужно платить зарплату, если клиент заплатит 20-го». Бюджет может быть в плюсе, а в середине месяца на счёте — ноль.

Подробнее о причинах таких ситуаций — в статье кассовый разрыв: причины и 5 шагов по устранению.

Структура календаря

Столбцы — дни или недели. Строки:

1. Остаток на начало дня.
2. Поступления: по каждому крупному клиенту или по группам.
3. Платежи: поставщики, зарплата, налоги, аренда, кредиты, реклама.
4. Остаток на конец дня = начало + поступления − платежи.

Отрицательный остаток в любой из дней — это будущий кассовый разрыв, который пока ещё можно предотвратить.

Как составить за один вечер

1. Возьмите остатки на всех расчётных счетах и в кассе на сегодня.
2. Выпишите обязательные платежи: зарплата и аванс, налоги и взносы (сроки известны заранее), аренда, кредиты и лизинг.
3. Добавьте счета поставщиков с датами оплаты по договорам.
4. Внесите ожидаемые поступления — только то, что подтверждено договором и историей оплат клиента. Оптимизм здесь вреден.
5. Посчитайте остаток на каждый день и найдите провалы.

Правила, которые делают календарь рабочим

• Один ответственный. Все заявки на оплату проходят через него.
• Приоритеты платежей. Сначала налоги, зарплата и кредиты, потом ключевые поставщики, потом всё остальное.
• Неснижаемый остаток. Определите сумму, ниже которой остаток не должен опускаться: например, недельные обязательные расходы.
• План-факт раз в неделю. Сравнивайте, что планировали и что произошло, и корректируйте поступления по клиентам, которые систематически опаздывают.

Что делать, если календарь показывает разрыв

• договориться с поставщиком о переносе части платежа;
• предложить клиенту скидку за досрочную оплату;
• перенести некритичные закупки и рекламу;
• заранее, а не в день разрыва, открыть овердрафт или кредитную линию.

Главное преимущество календаря — время. Разрыв, замеченный за три недели, решается переговорами. Разрыв, замеченный в день зарплаты, — дорогим кредитом.

Что сделать дальше

Мы внедряем платёжный календарь вместе с управленческим учётом: настраиваем статьи, связываем с банковскими выписками и обучаем вашего сотрудника вести его. Оставьте заявку — покажем, как это будет выглядеть на ваших данных.